오픈 스페이스 사무실에서 지켜야 할 에티켓

Yedam Ann Yedam Ann
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스타트업이나 작은 회사, 혹은 프리랜서들은 오픈 스페이스 구조의 공간을 여러 조직이 함께 쓰는 형태의 사무실에서 일하게 되는 경우가 많다. 같은 분야의 직종이나 비슷한 업무 스타일의 회사끼리 함께 사무실을 쓴다면 문제가 없을 수 있지만 업무 방식에서 차이가 있는 그룹들이 모이면 서로 배려해야 할 점이 훨씬 많다. 

 한 공간을 책상 칸막이 하나로 구획하여 회사 내 여러 부서가 함께 일하는 구조의 사무실은 다양한 직급과 부서의 사람들이 함께 있기 때문에 신경 써야 할 것이 한둘이 아니다. 이제 막 넓은 사무실에 발을 디딘 당신이라면 몇 가지 사항을 숙지할 필요가 있다. 조금만 배려하고 센스 있게 행동한다면 한 공간에서 더 효율적으로 일할 수 있을 것이다.

1. 책상 위 정리하기

Mezquite의  서재 & 사무실
Mezquite

Estudio

Mezquite

업무를 처리하고 개인 작업을 하는 책상 위는 일의 효율을 좌우하는 중요한 환경 중 하나이다. 할 일은 태산 같은데 책상이 정돈되어있지 않거나 책상 위 물건들이 익숙하지 않게 배열되어 있다면 쉽게 집중력을 잃을 것이다. 사무실 책상 위를 정리할 때는 필요한 것과 당장 필요하지 않은 것으로 나누는 것이 첫 번째다. 책장엔 필요한 서류와 불필요한 서류를 나누어 배치하는 것이 좋다. 같은 종류의 물건은 한 곳에 정리하는 것이 찾을 때 편리하다. 책상 위에 있는 전화기의 선이나 배터리 충전기선 등은 고무줄이나 얇은 끈으로 한데 묶어 눈길이 닿지 않는 뒤쪽으로 가지런하게 정돈하자. 

책상 위의 물건을 배치하고 적절히 장식할 때 활용할 수 있는 몇 가지 풍수 인테리어 팁이 있다. 자신이나 가족사진을 책상 위에 두는 것을 자주 볼 수 있는데 이는 실제로 자신감을 키우는 좋은 방법이 된다. 사무실 곳곳에 배치한 노란색 소품은 평화롭고 기운 넘치는 분위기를 조성한다. 업무의 의욕을 향상하려면 스탠드를 배치해보자. 전화기는 책상 좌측 모퉁이에 두는 것이 좋은데 이는 외부 업무나 영업 이익을 증가시킨다고 풍수학은 말한다. 식물은 조직의 협동과 변화를 이끌어내고 휴식을 제공한다. 책상 위에 하얀 화분과 함께 식물을 올려두면 좋다. 음이온을 방출하고 전자파를 중화하는 알로에나 사무실 화학 용품 냄새를 없애는 테이블 야자 등이 인기가 많다. 건조한 사무실은 스파티 필름을 배치해보자. 책상 위에서 식물을 키우는 팁은 여기서 볼 수 있다. 

2. 부서별 자리 배치

다양한 부서들이 모여 일하는 공동 사무실은 업무의 특성이 비슷한 부서끼리 가까운 자리를 쓰는 것이 좋다. 최근 프리랜서나 스타트업 기업들의 사무실 공유가 잦아지면서 다른 부서를 넘어 다른 조직들이 한 사무실을 쓰는 경우도 있는데 이때는 특히 회사 간 궁합이 중요하다. 아이디어 회의가 많은 부서와 컴퓨터 작업, 업무가 많은 부서가 함께 공간을 쓴다면 한쪽은 눈치를 보고 한쪽은 소음을 견뎌야만 할 것이다. 하지만 디자인 부서와 개발 부서가 가까운 자리에 있다면 시너지를 낼 수도 있을 것이다. 회의가 많은 부서와 외근이 많은 부서가 공간을 공유하는 것도 서로에게 편리하다.

3. 정해진 규칙 지키기

[Office] Limo Design: KD Panels의  서재 & 사무실
KD Panels

[Office] Limo Design

KD Panels

하나의 공간을 공유할 때는 스스로 에티켓을 지키는 것이 정말 중요하다. 여러 사람이 모이는 곳에서 각자 맡은 바를 제대로 하지 않으면, 규칙을 어기는 사람은 좋지 않은 이미지로 남게 되고 규칙을 지키는 사람은 억울한 상황이 생길 것이다. 공동 공간을 사용할 때는 정확한 관리 역할 분담과 그 역할을 철저히 이행하는 책임감이 필수적이다. 

 쓰레기통 비우기, 화장실 청소, 커피포트 세척, 탕비실 청소 등 주로 공간의 청결을 관리하는 부분에서 역할 분담이 이루어진다. 청결에 대한 기준은 개인차가 커서 ‘더러워지면 치우자’라는 애매한 결심은 곧 공간을 더럽게 만들 것이다. 공동 공간 청소에 대한 룰은 청소가 필요한 장소와 도구를 세부적으로 나누어 문서화하여 모두가 볼 수 있도록 하는 것이 좋다. 만약 여러 회사가 모인 공동 사무실의 경우 공동으로 쓰는 쓰레기 종량제 봉투, 휴지, 비누, 세제 등을 구입하는 비용을 매달 회사별로 모아 구입하도록 하자.

4. 음악과 통화 소리 주의하기

러블리한 다락방이 있는 인테리어: 퍼스트애비뉴의  서재 & 사무실
퍼스트애비뉴

러블리한 다락방이 있는 인테리어

퍼스트애비뉴

회사의 특성과 업무 스타일에 따라 사무실에서 음악을 들을 수 있는지 여부는 다르겠지만, 사무실에서 음악을 들을 때는 혼자만 들리는 음량인지 이어폰을 사용하기 전에 미리 체크하자. 기본적으로 사무실이라는 공간은 업무를 위한 곳이므로 조용한 상태를 유지해야 한다. 다른 사람을 불러야 할 때도 직접 가서 부르는 것이 가장 좋다. 개인 통화는 사무실 밖에서 하고 다른 사람이 업무 전화를 받을 때는 소음을 일으키지 않는다. 만약 담당자가 자리에 없는 경우 옆 사람이 받고, 같은 부서에 걸려온 전화면 자리가 멀리 떨어져 있어도 전화를 받도록 한다. 만약 전화 수신자가 급한 업무 중이거나 다른 전화를 받고 있을 때는 다시 전화할 것을 정중히 전하고 메모를 남기는 것이 좋다. 

여러 회사가 모인 공간이라면, 서로에 대한 예의뿐만 아니라 보안을 위해서라도 목소리 크기를 주의해야 한다. 보안 유지가 요구되는 사안은 조용히 말하거나 다른 곳에서 따로 이야기하도록 한다. 여러 회사가 비품, 프린트기, 쓰레기통을 공유하기 때문에 서류나 물건을 버릴 때는 외부에 노출되어도 되는 문서인지 확인하고 버리도록 하자.

5. 컴퓨터 앞에서 음식 먹지 않기

컴퓨터 앞, 혹은 업무를 처리하는 책상에서 음식을 먹는 것은 업무 공간을 금세 더럽히고 업무에 집중하는 분위기를 흐트러뜨린다. 특히 컴퓨터 앞에서 음식을 먹으면 PC 키보드나 본체에 과자 부스러기 같은 것이 들어가 컴퓨터 고장의 원인이 될 수 있다. 가장 좋은 것은 컴퓨터 앞에서 간식을 먹지 않는 것이지만, 계속되는 업무에 지쳐 이미 먹은 간식을 되돌릴 수는 없으니 더러워진 PC를 청소하는 방법을 소개한다.

보통은 PC 케이스 겉면 먼지만 털고 걸레질을 하는 것으로 컴퓨터 청소를 마무리하지만 내부에 쌓인 먼지도 정기적으로 청소해야 한다. 내부에 쌓인 이물질을 정리하지 않으면 쿨러가 잘 작동하지 않아 내부 온도가 높아지고 소음이 증가한다. 

 PC 내부를 모두 분해하여 일일이 청소해주는 업체도 있지만 스스로 청소할 때는 케이스만 열고 눈에 보이는 먼지와 팬에 낀 먼지만 청소해 주어도 충분히 컴퓨터 성능을 유지할 수 있다. 시중에 출시되어 있는 스프레이 형태의 먼지 제거제로 청소하면 편리하다. PC 청소를 할 때는 전원을 끄고 코드를 뺀 상태에서 케이스를 분리해야 한다. 내부의 부품이나 케이블은 PC에 대한 지식이 없다면 섣불리 만지지 않는 것이 좋다. 눈에 보이는 먼지만 먼지 제거제로 제거하도록 하자. 적당한 거리를 유지하여 너무 큰 분사압으로 기계가 고장 나지 않도록 유의해야 한다. 

 먼지 제거제 외에도 만능클리너를 이용해 본체, 키보드 등을 청소할 수 있고 클리닝 컴파운드로 작은 틈새와 구석을 청소할 수 있다. 클리닝 컴파운드를 먼지가 있는 틈새에 들어가도록 문지른 후 다시 잡아 빼면 컴파운드에 먼지가 묻어나온다.

사진 속 주택을 설계한 디자인스튜디오 림 은 주택을 리모델링할 때 방 하나를 없애 공간을 넓힌 후 오픈 작업실을 만들었다. 의뢰인의 요구에 따라 다용도실과 바로 이어지도록 하여 작업 동선을 편리하게 하였다. 작업 공간에서 거실을 바라볼 수 있어 이색적이다. 

6. 효율을 높이는 조명 설치하기

카페같은 느낌의 체육입시학원: 홍예디자인의  서재 & 사무실
홍예디자인

카페같은 느낌의 체육입시학원

홍예디자인

조명은 그 디자인 자체로도 공간에 멋진 장식 효과를 내지만 우리 눈에 큰 영향을 주는 중요한 시설이다. 조명의 목적은 일상생활을 조금 더 쾌적하고 편안하게 만드는 것에 있다. 오랜 시간 한자리에 앉아 업무를 처리해야 하는 사무 공간의 경우 그 조명의 역할이 더욱 중요하다. 컴퓨터 화면이나 서류를 오래 보고 있어도 피로감이 덜해야 하고 일의 효율성을 높일 수 있어야 한다. 조명의 질과 양이 부족하면 물체를 보는 능력이 떨어지고 피로감을 주기 때문에 적절한 색온도와 조도의 조명을 선택해야 한다. 또한, 어떤 조명보다 좋은 것은 창문을 통해 들어오는 충분한 자연광임을 잊지 말고 사무실을 설계해야 한다.

7. 적절한 책상 배치

사무실에 여러 개의 책상을 배치할 때도 지혜가 필요하다. 이왕이면 좋은 기운을 받고 업무의 효율 또한 높일 수 있다면 완벽한 자리 배치일 것이다. 건물 기둥 옆에는 책상을 배치하는 것은 피하는 것이 좋은데 공간 효율을 높일 수는 있지만 벽에 막혀 답답한 느낌을 받으며 일을 해야 한다. 동료 직원의 등이 보이도록 일렬종대로 책상을 배열하는 것도 피하는 것이 좋다. 이런 구조라면, 뒤에 있는 사람의 시선을 느끼며 업무를 처리해야 하기 때문에 집중력이 떨어질 것이다. 또한, 업무 대화를 주고받아야 하는 사무실에서 계속 등져 앉아 있으면 원활한 소통이 어려워진다. 출입문을 등지도록 책상을 배치하면 좋은 기운이 흐트러지니 참고하자.

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Casas inHAUS의  주택

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